Archive for Oktober 2012

Resume MSDM Pertemuan 1 - 6

By : ddyarmada

Strategi MSDM

Desain Organisasi Tradisional

• Struktur Sederhana

Struktur organisasi dengan departementalisasi rendah, rentang kendali luas, wewenang terpusat dan formalisasi rendah.

• Struktur Fungsional

Struktur organisasi yang mengelompokkan spesialisasi pekerjaan yang serupa dalam satu kelompok.

• Struktur Divisional

Struktur organisasi yang terdiri atas unit atau divisi yg terpisah atau semi otonom.

Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing)

• Pilar Pertama :

Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi Kerja

• Pilar Kedua :

Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

• Pilar Ketiga :

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)

• Pilar Keempat :

Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi (coordination)

Fungsi MSDM

• Fungsi Perencanaan

Perencanaan SDM (human recources planing) adalah perencanaan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian. Program kepegawaian meliputi pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.

• Fungsi Rekruitmen dan Seleksi

SDM melakukan perekrutan dan seleksi tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar.

• Fungsi Pelatihan dan Pengembangan

adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan.pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan.

• Fungsi Keamanan dan Kesehatan

Setiap perusahaan wajib untuk memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Departemen sumber daya manusia

mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja, dan melaporkan adanya kecelakaan kerja

• Fungsi Kompensasi dan Kesejahteraan

Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct) dan tidak langsung (indirect), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan.

Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah

dan berdasarkan internal dan eksternal konsistensi.

• Fungsi Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja sumber daya manusia merupakan tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian kinerja yang efektifdan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan oleh seluruh

bagian perusahaan.

• Fungsi Penelitian

departemen SDM melakukan analisis terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai.

• Hubungan Pekerja

departemen SDM berperan aktif dalam melakukan negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja.

Manajer Line dan Manager Staf SDM

• Line manager

– Seorang manajer yang berwenang untuk mengarahkan pekerjaan bawahan dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas-tugas organisasi.

• Staff manager

– A manager who assists and advises line managers.

Cooperative Line and Staff HR Management

1. Tanggung jawab manajer lini adalah untuk menentukan

kualifikasi karyawan yang dibutuhkan untuk mengisi

jabatan/posisi tertentu.

2. Manajer staf kemudian mengembangkan sumber-sumber

pelamar yang memenuhi syarat dan melakukan

wawancara penyaringan awal

3. Mengelola tes yang sesuai dan menunjuk pelamar

terbaik untuk kemudian melakukan wawancara dengan

manajer lini.

3 tantangan dasar staff HRD

– Kebutuhan untuk mendukung produktivitas perusahaan

dan upaya peningkatan kinerja..

– Memperluas peran karyawan sebagai upaya untuk

meningkatkan kinerja perusahaan.

– Manager HRD harus terlibat dalam merancang (tidak

hanya sebagai pelaksana) rencana strategis perusahaan.

Types of Strategic Planning

• Corporate-level strategy

– Mengidentifikasi portofolio bisnis yang secara total terdiri dari perusahaan dan cara-cara di mana bisnis

tersebut berhubungan satu sama lain.

• Diversification strategy ,menyiratkan bahwa perusahaan akan memperluas dengan menambahkan lini produk baru.

• Vertical integration strategy, artinya bahwa perusahaan akan memperluas atau memproduksi bahan baku sendiri, atau menjual produknya secara langsung.

• Consolidation strategy, mengurangi ukuran perusahaan

• Geographic expansion strategy , mengembangkan perusahaan ke luar negeri.

• Business-level/competitive strategy

– Mengidentifikasi bagaimana membangun dan memperkuat posisi persaingan bisnis jangka

panjang di dalam pasar

• Cost leadership: perusahaan berusaha memimpin usaha berbiaya rendah.

• Differentiation: menjadi perusahaan yang unik dan tetap dihargai .

• Focus: selalu mencari ceruk pasar.

• Functional strategies

– Mengidentifikasi kegiatan dasar dari setiap departemen dalam rangka membantu perusahaan

mencapai tujuan kompetitifnya.

Perencanaan SDM

Faktor Penyebab Perubahan Kebutuhan SDM

a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan.

b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan.

c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll.

Tujuan Analisa Pekerjaan

• Untuk mendapatkan informasi tentang:

• Aktivitas kerja apa saja aktivitas yang akan dilaksanakan

• Perilaku manusia bagaimana dlm mengambil keputusan, kemampuan bekerja, melakukan perjalanan

• Mesin/alat yg dibutuhkan utk keberlangsungan pekerjaan

• Standar kinerja pengukuran ttg kualitas, kuantitas, dan kecepatan untuk setiap pekerjaan

• Konteks jabatan bagaimana interaksi jabatan, insentif yang ada

• Tuntutan manusiawi kebutuhan ketrampilan, pengetahuan dalam melakukan kerja

• Job Analysis: Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.

• Job Description: pernyataan faktual dan terorganisasi perihal kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu (menggambarkan pekerjaan/jabatan dengan sangat baik).

• Job Specification: menunjukkan kualitas yang disyaratkan bagi pelaksanaan yang dapat diterima. (Spesifikasi pekerjaan disusun dari uraian pekerjaan serta uraian “ciri-ciri manusia dan pengalaman yang diperlukan untuk bekerja dengan baik”, dan akan menentukan tipe orang yang perlu direkrut dan

kualitas yang perlu diuji)

• Job Evaluation: proses sistematik dan beruntun untuk menentukan nilai suatu pekerjaan (menentukan kompensasi).

Proses Analisa Pekerjaan

1. Menentukan penggunaan informasi/alat yang digunakan untuk menganalisa

2. Meninjau informasi yang terkait sbg latar belakang (struktur organisasi; proses kerja, dll)

3. Menyeleksi jabatan yang akan dianalisis

4. Mengumpulkan data

5. Meninjau informasi itu dengan pihak lain yang berkepentingan

6. Menyusun uraian dan spesifikasi jabatan/pekerjaan

Perencanaan Sumber Daya Manusia

• “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan,

pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai

kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang

tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”. (George Milkovich dan Paul C.

Nystrom)

• “Perencanaan SDM, sebagai proses yang menjamin keberlangsungan

pengembangan organisasI. “Kita menilai dimana kita; menilai akan kemana kita;

kita mempertimbangkan pengaruh tujuan terhadap kebutuhan di masa yang akan

datang dan kebutuhan penyediaan SDM dan mencoba mencocokkan permintaan

dan penyediaan sehingga membuat kesesuaian antara tujuan kebutuhan

organisasi di masa yang akan datang” (Stephen Robbin )

• Perencanaan SDM adalah proses yang dilakukan para manajer untuk menjamin

bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang yang tepat di tempat yang tepat,

dan pada saat yang tepat, yang mampu menyelesaikan sejumlah tugas yang

dibebankan secara efektif dan efisien. Melalui perencanaan, organisasi dapat

menghindari kekurangan dan kelebihan dana. (Robbin dan Coulter (2009,h.346))

• Perencanaan menyangkut: Kualitas dan Kuantitas yang

tepat, Waktu dan posisi yang tepat, dan perhatian yang

maksimal terhadap tujuan individual dan organisasional

Fungsi Perencanaan SDM

• Individual

– mengetahui secara pasti rencana ketenagakerjaan dari organisasi

– memungkinkan pekerja untuk menyusun pengembangan karir bagi dirinya sendiri

Contoh :

• Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang karirnya

• Kemampuan apa yang harus dimiliki untuk memungkinkan dirinya menduduki suatu jabatan tertentu

• Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tesebut

• Organisasi

• membantu pimpinan organisasi dalam upaya mendaya-gunakan SDM yang ada efisiensi

• mampu menarik tenaga kerja yang benar-benar dibutuhkan, baik secara kuantitatif atau kualitatif yang dilakukan pada waktu yang tepat.

• menambah kuatnya daya saing organisasi terhadap organisasi lain.

Prosedur Perencanaan SDM

• Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

• Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Mengelompokkan data dan informasi serta

menganalisisnya.

• Menetapkan beberapa alternative.

• Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.

• Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Keuntungan Perencanaan SDM

• Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.

• Biaya SDM menjadi lebih kecil.

• Tersedianya lebih banyak waktu untuk melakukan proses recruitment-seleksi antisipasi kebutuhan.

• Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang.

• Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Rekrutmen dan Seleksi

Rekrutmen

• Proses pencarian atau mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan

rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu, untuk melamar kerja

Seleksi

• Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang paling cocok/mampu menduduki posisi tertentu dan

untuk organisasi.

Rekrutmen

• Upaya perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan dalam perencanaan tenaga kerja

Jenis rekrutmen

– Rekrutmen Internal

• proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan

– Rekrutmen Eksternal

• perusahaan mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dengan memperolehnya dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan sebagai outsourcing

TAHAP DALAM REKRUTMEN DAN SELEKSI

1. Merencanakan kebutuhan karyawan baru (HR planning)

2. Mendapatkan orang yang tepat untuk melamar posisi tersebut (rekrutmen)

3. Memutuskan siapa yang dipilih (seleksi)

4. Mendapatkan orang yang dipilih untuk mengambil pekerjaan tersebut (placement)

Metode Rekrutmen

• Penataran/upgrading

• Pemindahan/mutasi

• Pengangkatan ( promosi )

• Penempatan pekerjaan

• Inventarisasi keahlian

Keuntungan Rekrutmen Internal

– Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi

seperti rekrutmen external.

– Organisasi mengetahui pekerja yang memiliki

kemampuan untuk jabatan yang kosong.

– Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui

kemungkinan peningkatan

– Pengembangan karier jelas

– Pekerja telah memahami secara baik kebijakan,

prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi.

Kerugian Rekrutmen internal

• Tidak selalu memberikan perspektif baru

• Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya

sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.

Rekrutmen Eksternal Keunggulan :

• Memiliki gagasan dan pendekatan baru

• Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan

spesifikasi pengalaman

• Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam

perusahaan yang sekarang.

Kelemahan

• Moral dan komitmen karyawan rendah

• Periode penyesuaian yang relatif lama.

Faktor lingkungan yang mempengaruhi proses seleksi

• Pertimbangan hukum : persentase wanita,non

diskriminasi,peraturan tenaga kerja

• Waktu yang dimiliki untuk mengambil keputusan

(pendek,waktu panjang)

• Hirarki organisasi

• Tipe organisasi: pemerintah,swasta,LSM

• Kualitas pelamar

• Jumlah, komposisi dan ketersediaan tenaga kerja

– Dipengaruhi ekonomi, sosial, politik

– Undersupply vs oversupply tenaga kerja

– Unqualifed vs qualified employee

• Ratio seleksi =

# pelamar yang diterima

____________________

# total pelamar

Pelatihan dan Pengembangan SDM

A. Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

- Pelatihan dan pengembangan adalah usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai.

- Pelatihan lebih ditekankan pada peningkatan kemampuan untuk melakukan pekerjaan yang

spesifik pada saat ini.

- Pengembangan lebih ditekankan pada peningkatan pengetahuan untuk melakukan pekerjaan

di masa yang akan datang.

B. Pengembangan Vs Pelatihan

- Pelatihan adalah proses peningkatan kemampuan spesifik karyawan untuk membantu mencapai tujuan organisasi

- Pengembangan adalah usaha-usaha untuk meningkatkan kemampuan karyawan untuk menghadapi berbagai penugasan di masa yang akan datang

C. Perbandingan pelatihan dan pengembangan

No	Pembeda	Pelatihan	Pengembangan
1	Fokus	Aspek kemampuan spesifik yg relatif sempit	Aspek kapasitas dalam setiap penugasan
2	Jangka waktu	Pendek	panjang
3	Tujuan	dapat menunaikan pekerjaan saat ini	Dapat menangani berbagai penugasan dimasa yad
4	Hasilnya	Langsung dan cepat	Tidak langsung
5	Pengukuran efektivitas	Penilaian kinerja, analisis biaya, tes kelulusan, sertifikasi	SDM yang siap di tugaskan, promosi Keunggulan kompetitif

D. Tujuan pelatihan dan pengembangan

1. Memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan

2. Meningkatkan daya saing perusahaan dan memperbaiki produktivitas.

1. Pelatihan

Faktor penyebab perlunya pelatihan :

a. Kualitas angkatan kerja

b. Persaingan global

c. Perubahan cepat dan terus menerus

d. Masalah alih teknologi

e. Perubahan demografi

Manfaat Pelatihan :

1. Pegawai yang baru direkrut belum memahami secara benar bagaimana melakukan pekerjaan

2. Perubahan-perubahan dalam lingkungan kerja dan tenaga kerja

3. Meningkatkan daya saing perusahaan dan memperbaiki produktivitas

4. Menyesuaikan dengan peraturan-peraturan yang ada. Misalnya, standar pelaksanaan pekerjaan yang dikeluarkan oleh asosiasi industri dan pemerintah, untuk menjamin kualitas produksi atau keselamatan dan kesehatan kerja

Langkah-langkah Pelaksanaan Pelatihan :

1.Menganalisis kebutuhan pelatihan organisasi, yang sering disebut need analysisatau need assessment

2.Menentukan sasaran dan materi program pelatihan

3.Menentukan metode pelatihan dan prinsip-prinsip belajar yang digunakan

· On the Job Training

Dilakukan pada waktu jam kerja berlangsung, baik secara formal maupun informal.

Metode :

a. Job instruction training atau latihan instruksi jabatan adalah pelatihan

untuk manajer atau supervisor yang bertindak sebagai pelatih untuk

menginstruksikan bagaimana

melakukan pekerjaan tertentu dalam proses kerja.

b. Coaching adalah bentuk pelatihan dan pengembangan yang dilakukan

di tempat kerja oleh atasan dengan membimbing petugas melakukan pekerjaan

secara informal dan tidak terencana.

c. Job rotation adalah program yang direncanakan secara formal dengan

cara menugaskan pegawai pada beberapa pekerjaan yang berbeda

dan dalam bagian yang berbeda dengan organisasi untuk menambah

pengetahuan mengenai pekerjaan.

d. Apprenticeship adalah pelatihan yang mengkombinasikan antara pelajaran

di kelas dengan praktek lapangan

· Off the Job Training

Pelatihan dan pengembangan yang dilakukan secara khusus di luar pekerjaan.

Ex :

1.Lecture.

2.Video presentation.

3.Vestibule training/simulation.

4.Role playing.

5.Case study.

6.Self study.

7.Program learning.

8.Laboratory training.

9.Action learning.

4. Mengevaluasi program

Prinsip–Prinsip Pelatihan

a. Prinsip Pembelajaran (principles of learning)

b. Hubungan dengan analisa jabatan (relation to job analysis)

c. Motivasi

d. Partisipasi Aktif (active participation)

e. Seleksi Peserta (selection of trainees)

f. Seleksi Pelatih (selection of trainer)

g. Sertifikasi Pelatih (trainer certification)

h. Metode Pelatihan (trainingmethods)

i.Perbedaan individu (individual differences principles)

Prosespelatihanyang kreatif

Poin – poin pertanyaan yang dihadapi sebelum perusahaan melaksanakan Pelatihan

1. Pelatihan apa yang dibutuhkan?

2. Siapayang harusdilatih?

3. Dimana tempat pelatihan?

4. Bagaimana cara pemberian pelatihan?

5. Bagaimana cara mengetahui efektivitas pelatihan?

Tanggung jawab Pelatihan dan Pengembangan

2. Pengembangan

Pengembangan sumber daya manusia adalah penyiapan manusia atau karyawan untuk peningkatan kemampuan intelektual yang diperlukan untuk memikul tanggung jawab lebih tinggi dalam organisasi atau perusahaan

Manfaat Pengembangan SDM

a.Meningkatkan kepuasaan karyawan.

b.Pengurangan pemborosan.

c.Mengurangi ketidakhadiran pegawai.

d.Memperbaiki metode dan sistem kerja.

e.Meningkatkan tingkat penghasilan.

f.Mengurangi biaya-biaya lembur.

g.Mengurangi biaya pemeliharaan mesin-mesin.

h.Mengurangi keluhan pegawai.

i.Mengurangi kecelakaan kerja.

j.Memperbaiki komunikasi.

k.Meningkatkan pengetahuan pegawai.

l.Memperbaiki moral pegawai.

m.Menimbulkan kerja sama yang baik.

Penilaian Kerja SDM

Penilaian Kinerja

Proses mengukur prestasi kerja pegawai berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, dengan cara membandingkan sasaran dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan (Utomo, Tri Widodo)

Tujuan & Manfaat

· Performance Improvement : memungkinkan pegawai dan manajer untuk mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja

· Compensation Adjustment: membantu pengambil keputusan untuk menentukan siapa saja yg berhak meneriman kenaikan gaji

· Placement decision: Menentukan promosi, transfer, dan demosi

· Training and Development needs: mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

· Career planning & development: memandu untuk menentukan jenis dan potensi karir yang dapat dicapai

· Staffing process deficiencies: mempengaruhi proses perekrutan pegawai

· Informational inaccuracoes and job-design errors: membantu menjelaskan kesalahan

· Equal employment opportunity: menunjukkan tidak adanya perbedaan/diskriminasi dalam penempatan

· External challenges: mengetahui faktor luar yg mengganggu kinerja pegawai

· Feedback: umpan balik untuk individu/perusahaan

Elemen Penilaian Kinerja

Performance Standart

· Validitas: keabsahan standar penilaian (sesuai dan relevan dengan jenis pekerjaan yg akan dinilai)

· Agreement: standart penilaian disetujui dan diterima oleh semua pegawai

· Realistis: dapat dicapai sesuai dengan kemampuan

· Obyektif: Mampu mencerminkan keadaan yg sebenarnya tanpa menambah/mengurangi kenyataan

Criteria for Managerial Performance

· People-based criteria: dibuat berdasarkan kemampuan pribadi

· Product-based criteria: kriteria dibuat berdasarkan jenis output yang akan dicapai

· Behaviour-based criteria: dibuat berdasarkan perilaku-perilaku yg diharapkan sesuai dengan aspek-aspek hukum, dan etika

Performance Measures

· Menggunakan sistem penilaian yg relevan

Sumber data untuk ukuran penilaian kerja :

· Data produksi (langsung/tak langsung)

· Data personalia :Ketidakhadiran, keterlambatan, masa kerja, lamanya pelatihan, kejadian lainnya.

· Pertimbangan lainnya : Hambatan politis (kejadian yang umum terjadi dalam organisasi), Hambatan antar pribadi (antar karyawan)

Masalah dalam Penilaian Kinerja

· Halo Effectsatu aspek penilaian mempengaruhi aspek lainnya

· Liniency Effectharus berbuat baik pada pegawai

· Severity Effectharus menekan pegawai

· Central Tendencymenilai rata-rata

· Assimilation Effectpenilai cenderung menyukai pegawai yg mempunyai ciri-ciri atau sifat seperti mereka

· Differential Effect penilai cenderung menyukai pegawai yg mempunyai ciri-ciri atau sifat yg tidak ada pada dirinya

· Recency Effectmemberikan penilaian atas dasar perilaku yg baru disaksikan

0 Comments

ddyarmada

Popular Post